Bastos & Barata Advocacia

Diagnóstico e plano de ação

Um retrato de onde o escritório está hoje e o caminho definido para os próximos meses — da estrutura interna à tecnologia que sustenta o dia a dia.

Estrutura & Processos Gente & Cultura Comercial & Mercado Tecnologia

Equipe RA Consultoria

Base Mai–Out/2026

Onde já estamos

Panorama do plano de gestão

Três frentes em andamento, organizadas por tema — a base sobre a qual as próximas etapas se apoiam.

Estrutura & Processos

Levantamento de todos os processos13/Mai–05/Jun/26

Concluído

Sugestão de novo organograma17/Jun–31/Jul/26

Concluído

Criação do POP17/Jun–31/Jul/26

Em andamento

Melhorias nos processos jurídicos e administrativos22/Jun–15/Jul/26

Em andamento

Descritivo de cargos e funções01–15/Jul/26

Não iniciado

Gente & Cultura

Metas anuais e indicadores de performance01–15/Jul/26

Em andamento

Contratação de estagiário (comercial/marketing)15/Jul–15/Ago/26

Não iniciado

Comercial & Mercado

Prospecção de novos clientes e mercados01/Jul–15/Ago/26

Não iniciado

Melhorias das redes sociais01/Jul–15/Ago/26

Não iniciado

Ações comerciais para 202615/Jul–15/Ago/26

Não iniciado

Pesquisa de satisfação dos clientesaté 15/Ago/26

Não iniciado

Tecnologia — ponto de partida

O sistema já sabe muita coisa — só não avisa ninguém

PROMAD, Integra e PJe seguram bem o núcleo jurídico do escritório. O problema não é falta de sistema: é que cobrança, gestão e continuidade da operação ainda acontecem por fora dele.

O que já funciona

Histórico processual e andamentos centralizados
Cadastro de processo e cliente em uso diário pela equipe
Base sistêmica pronta — não se parte do zero

Onde o sistema legado para

Sem régua de cobrança — Pix é iniciado pelo cliente, sem vencimento
Sem painel gerencial — sócia pergunta ao financeiro pra saber quem deve
Sem backup/exportação garantidos — risco de perda de dado não mitigado
Operação depende de duas pessoas, sem procedimento escrito

Princípio adotado: nenhuma das iniciativas abaixo substitui PROMAD, Integra ou PJe. Todas entram como camada plugável por cima do que já existe.

Onda 1 — curto prazo

Gateway de cobrança automatizado

Planejado · até 31/Jul/26

Boleto + Pix + cartão recorrente, com régua de cobrança e recibo automático — sem sobrecarregar quem hoje emite cada boleto manualmente.

Problema: Boleto emitido manualmente, 2ª via demorada, sem régua — cliente esquece e o escritório não cobra.
Solução: SaaS de pagamentos (Asaas, Cobre Fácil, Iugu ou Pagar.me) com régua D-3 / D-0 / D+3 / D+7, 2ª via self-service e recibo automático no recebimento.
Responsáveis: Equipe RA Consultoria + financeiro do escritório · aprovação das sócias
Custo estimado: sem mensalidade fixa (planos low-cost) · ~R$ 2–3,50/boleto · ~1% por Pix

Ponto de atenção Hoje o cliente paga majoritariamente via Pix livre, com alto índice de atraso. Migrar para régua fixa pode gerar churn — recomenda-se campanha de comunicação antes do corte, e considerar manter Pix livre só para quem tem histórico de pagamento pontual.

Pronto quando — primeira cobrança recorrente emitida automaticamente, com régua ativa e recibo.

Onda 1 — depende do item anterior

Painel de adimplência para as sócias

Planejado · até 31/Jul/26

Autoatendimento gerencial: as sócias veem quem está em dia sem perguntar a ninguém.

Problema: Sócia precisa perguntar ao financeiro se o cliente está em dia — decisão comercial às cegas.
Solução: Looker Studio conectado aos dados do gateway, dashboard de adimplência compartilhado com acesso direto das sócias.
Responsáveis: Equipe RA Consultoria · usuárias: sócias e financeiro
Custo estimado: ~R$ 0 (Looker Studio gratuito) + horas de configuração

Pronto quando — sócias consultam adimplência sozinhas, em tempo real, sem intermediário.

Onda 2 — Ago–Out/26

Procedimentos escritos e continuidade da operação

Planejado · Ago–Out/26

Reduzir a dependência de uma única pessoa para operar o financeiro e a rotina do escritório, sem tirar autoridade de ninguém.

Problema: A operação e o financeiro dependem hoje de uma única pessoa em cada frente. Se falta alguém, a operação para.
Solução: Mapear passo a passo e escrever os procedimentos dos fluxos principais — cobrança, conciliação, onboarding, atendimento — e treinar uma segunda pessoa em cada um.
Responsáveis: Equipe RA Consultoria + colaboradores do escritório
Custo estimado: horas de consultoria · eventual contratação júnior pelo escritório

Pronto quando — uma segunda pessoa executa o financeiro seguindo o procedimento escrito, sem depender de um único colaborador.

Autoatendimento digital · Jul/26

Site institucional + assistente de captação

Planejado · Jul/26

A mesma lógica de tirar pergunta repetitiva de cima de pessoa — aplicada à entrada de novos clientes, não só à cobrança.

Problema: Captação e triagem inicial de lead ainda manuais, consumindo tempo da equipe antes mesmo de virar cliente.
Solução: Repaginar o site mantendo a identidade visual, com informações de serviço mais completas, e implementar assistente de captura/qualificação de lead antes de chegar a um humano.
Responsáveis: Equipe RA Consultoria
Custo estimado: horas de consultoria · eventual contratação júnior pelo escritório

Passo simples e independente das demais — mas parte da mesma frente: autoatendimento onde hoje há pergunta manual, seja para cliente atual (painel, cobrança) ou para lead novo (site).

Visão consolidada

As quatro iniciativas de tecnologia lado a lado

Iniciativa	Prazo	Custo	Depende de
Gateway de cobrança	até 31/Jul/26	~R$2–3,50/boleto + ~1% Pix	Migração da carteira de cobrança atual
Painel de adimplência	até 31/Jul/26	~R$ 0 + horas	Gateway gerando dados
Procedimentos e continuidade	Ago–Out/26	horas de consultoria	Agenda dos colaboradores envolvidos
Site + captação digital	Jul/26	horas de consultoria	Nenhuma — passo independente

Sequenciamento

Uma linha do tempo só

Tudo em paralelo sobrecarrega quem sustenta a operação hoje. A ordem abaixo respeita isso.

Mai–Jun/26

Levantamento de processos concluído

Jun–Jul/26

Organograma concluído · POP em andamento
Melhorias em processos jurídicos/admin

III

Julho/26

Gateway de cobrança e painel de adimplência ativos
Site + captação digital no ar

Jul–Ago/26

Metas, indicadores e cargos
Prospecção, redes sociais e pesquisa de satisfação

Ago–Out/26

Procedimentos escritos e continuidade da operação

Riscos

O que pode dar errado — e como mitigar

Churn na migração de cobrançaCliente acostumado a pagar quando quer via Pix pode reagir mal à régua fixa. Mitigar com comunicação prévia e, se necessário, manter Pix livre só para clientes com bom histórico.

Integração com sistema legadoPROMAD/PJe não têm API conhecida. Testar a integração antes de fechar qualquer contrato — não depois.

Adesão culturalSe a aprovação e a atualização diária continuarem em hábito informal em vez de em sistema, toda automação recai de volta sobre uma única pessoa.

Próximo passo

Decisões que as sócias precisam tomar agora

Escolher o gatewayAprovar entre Asaas, Cobre Fácil, Iugu ou Pagar.me.

Definir a comunicação da mudançaComo e quando avisar a carteira atual sobre a nova régua de cobrança.

Conceder acesso ao painelLogin das sócias e do financeiro no dashboard de adimplência.

Liberar agenda para os procedimentosHoras dos colaboradores envolvidos reservadas para documentar os fluxos.

Validar orçamento do siteAprovar o investimento em horas para a repaginação e o assistente de captação.

Confirmar a sequência entre as frentesOs procedimentos escritos dependem do organograma já concluído — confirmar o cronograma conjunto.

Bastos & Barata Advocacia — Diagnóstico e Plano de Ação

Equipe RA Consultoria · Julho/2026